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    【企业管理】公司日常事务流程分析优化

    【摘要】:公司事务体系是由各个事务流程构成的,通过公司日常事务流程分析,首先可实现事务性工作的可视化,使工作信息得以共享,并可寻找到创造价值的工作和不创造价值的工作,寻找到必要但不合理的工作,从而形成需要改善的课题。

      公司事务体系是由各个事务流程构成的,通过公司日常事务流程分析,首先可实现事务性工作的可视化,使工作信息得以共享,并可寻找到创造价值的工作和不创造价值的工作,寻找到必要但不合理的工作,从而形成需要改善的课题。


    公司日常事务流程分析


      公司事务流程的可视化


      为了明确事务性工作流程的工作内容构成和过程,首先按以下顺序进行事务流程的可视化分析。

          1)选择本部门的主要事务。

      2)调查该事务的处理状况。
      3)调查各个时间段、每日、每月的事务量。
      4)调查各个部门(个人)间的分工。

      5)确定本部门的瓶颈:能力的瓶颈、时间瓶颈等。


      在事务流程分析中应用IE的分析方法和思路,把事务性工作进行分类和图示化。
      将看不见的事务可视化。实际工作可以用图画表现,容易理解,较易展开讨论。

      可以明确整体的相互关系,通过将前后部门联系起来看,可以发现重复作业。实态把握较快,流程图的绘制会比用文字描写事务流程更快,更清楚。


      公司事务流程的分析


      在事务流程可视化的基础上,首先对事务流程从工作内容、工作时间、工作人数上进行分析,之后再分析流程中每个工作的瓶颈,包括时间、人力、硬件能力、其他,最后综合以上分析,汇总合理化建议,需提高的点、需改善点,等等。

      在问题分析中,工作内容的瓶颈有些是单一的,有些是多重的;有些是工作资格的,有些是技术的,等等。这里进行充分的分析,将会有利于下一步问题解资格的,有些是技术的,等等。这里进行决方案的分析,实施改善计划。


    公司日常事务流程分析


      公司事务流程的问题点分析和改善计划

      汇总以上分析,制订改善计划,通过对主要流程的可视化分析、具体工作内容和瓶颈分析、问题点改善方案分析,明确流程中的问题点,提出改善方案。


      事务性工作时间抽样分析


      事务时间分析最终是由每个人按责任分工的不同,共同完成的。人的工作时间效率也就是工作的效率。通过时间抽样分析,定量确定人的工作浪费点,形成改善课题。从中寻找不创造价值的时间和工作内容。
      事务抽样分析,主要针对事务性工作的人员。
      例如人员的工作状态,针对办公室现场抽样的数据结果分析。
      办公室工作的主要内容

      在位置上:阅读(电脑),阅读,书写(电脑),书写,电话,资料整理,思考,说话休息,小睡,其他。

          在办公室内:会议室(会议,讨论步行,说话,复印,寻找(资料、人等)休息,小睡,其他。

          不在办公室:出差,外部会议(明确回来时间),外部会议(不明确回来时间),到外部门明确回来时间,到外部门(不明确回来时间),不知。


      IE是浪费定量化和改善技术,是管理改善技术。公司日常事务流程分析中把IE的工具和方法应用到事务性工作的浪费定量化和改善之中。其关键是为提高,改善工作环境,效率,质量提炼形成改善课题。找出非规律工作,找出不合理的时间分配、不合理的工作内容、不直接创造价值的工作,找出工作的瓶颈、人力资源的瓶颈时间的瓶颈、能力的瓶颈和技术的瓶颈。

     

     

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